Wij hechten veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens die u ons levert als u gebruik maakt van onze diensten. Op de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Hieronder leggen we uit hoe wij met uw gegevens omgaan.
Centrum Hout, initiatiefnemer en eigenaar van Hout.Natuurlijk van nu, biedt timmerbedrijven en houthandelaren in het algemeen en onze leden in het bijzonder een aantal diensten op uiteenlopende gebieden van sociale wetgeving tot vakinhoudelijke kennis, van belangenbehartiging en invloed tot praktische ondersteuning, enz. Als brancheverenigingen NBvT en VVNH hebben we daar spelregels voor vastgesteld. Daarin leggen we onder meer vast welke persoonsgegevens we van u vragen, met welk doel we ze verwerken en hoe dat gebeurt. Centrum Hout is daardoor ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in het kader van de AVG. Dat betekent dat wij uw persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige manier moeten verwerken in overeenstemming met de wet.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct en/of indirect informatie kunnen geven over een identificeerbare natuurlijke persoon. Via (handmatig) ingevulde formulieren levert u ons gegevens die wij opnemen in onze bedrijfsautomatisering. U laat sporen achter bij het bezoek aan onze site(s) en u mailt ons uw vragen.
Gegevens die u ons levert, gebruiken we alleen voor het directe doel dat u voor ogen heeft. We vernietigen ze zo snel mogelijk. In sommige gevallen zijn we daarbij gebonden aan wetgeving. De fiscus eist bijvoorbeeld dat we financiële transacties na 7 jaar nog kunnen verantwoorden. In enkele gevallen verwerken we uw gegevens in statistische, anonieme overzichten. Wij doen verder niets met de gegevens die u ons op deze manier aanlevert. Wij sturen of verkopen uw gegevens niet zonder uw toestemming door naar andere bedrijven.
Hieronder leggen we per dienst of product uit welke gegevens we van u nodig hebben, waarom we die gegevens nodig hebben en hoe lang we ze bewaren.
Om de site goed te doen werken gebruiken we ‘functionele’ cookies. Die zorgen bijvoorbeeld voor het laden van het juiste lettertype en de illustraties. Deze cookies bevatten geen persoonsgegevens. Voor deze cookies hoeven we geen toestemming te vragen.
Daarnaast gebruiken we cookies voor statistische (Google Analytics) en marketing doeleinden. Via ‘Cookie instellingen’ in de voettekst van onze site kunt u ons toestemming geven om deze cookies op uw computer te laten plaatsen. Op ieder moment kun u langs dezelfde weg de instellingen weer veranderen.
U kunt ons vragen stellen via ons e-mailadres. Daardoor krijgen wij uw e-mailadres en de informatie die u er zelf aan toevoegt, bijv. uw naam, het bedrijf waar u voor werkt en uw telefoonnummer. Die gegevens gebruiken we om uw vraag te kunnen beantwoorden. De mailwisseling vernietigen we per omgaande.
Om onze site en nieuwsbrieven aan te kleden, gebruiken we onder meer foto’s. Ook een foto waar iemand herkenbaar op staat, is een persoonsgegeven. De personen die zijn afgebeeld, hebben daar voor zover mogelijk toestemming voor gegeven. We vernietigen de foto’s als ze niet meer bruikbaar zijn.
Een aantal pagina’s is alleen toegankelijk voor onze leden. Leden kunnen zich daarvoor registreren met hun e-mailadres en een wachtwoord. Leden krijgen dan ook een eigen account waarop zij een aantal gegevens kunnen invullen: naam en contactgegevens van de accounthouder, website en adresgegevens van het bedrijf, alsmede project- en bedrijfsspecifieke gegevens. Een groot deel van de bedrijfsgegevens gebruiken we voor benchmarking. In rapportages daarvan komen naam van bedrijf en contactpersoon natuurlijk niet terug. Inlog- en accountgegevens worden gewist zodra u geen lid meer bent.
Van het bedrijf dat zich aanmeldt als lid, vragen wij een aantal algemene gegevens zoals naam van de contactpersoon en naam, adres en contactgegevens van het bedrijf en de datum van inschrijving van het bedrijf in het handelsregister. Ten behoeve van de facturatie willen wij verder beschikken over de handtekening van een tekenbevoegde en het IBAN van het bedrijf en de omzet van het bedrijf.
Op het lidmaatschap is een aantal toetredingsvoorwaarden van toepassing. Als lid levert u namen van vennoten en directieleden, nummers KOMO, FSC, PEFC, en productiesectie(s). Enkele van bovengenoemde gegevens gebruiken we ook in onze benchmark. Daarvoor gebruiken we verder: de eventuele andere cao waaronder het bedrijf valt, de eigendom van het bedrijf, het personeelsbestand en de vraag of het bedrijf onderdeel uitmaakt van een aannemingsbedrijf.
Deze gegevens zijn gekoppeld aan onze financiële administratie. Daardoor moeten wij ze bewaren tot 7 jaar na de laatste financiële transactie.
Leden en andere geïnteresseerden krijgen onze Hout. Natuurlijk van nu-nieuwsbrief toegestuurd. Voor de verzending van de nieuwsbrief maken we gebruik van uw naam, e-mailadres en geslacht (i.v.m. de juiste aanhef). Uw gegevens worden uit het bestand gewist, zodra u geen lid meer bent of nadat u heeft aangegeven onze nieuwsbrief niet meer te willen ontvangen.
Beeldmateriaal van personen dat wij gebruiken voor onze media wordt opgeslagen onder een code. De bewaartermijn is onbepaald.
Onze site bevat icoontjes van social media. Door daar op te klikken wordt u een volger via het betreffende social medium. Wij hebben geen invloed op het privacy beleid van deze social media. Lees daarom de privacy statements van de betreffende social media.
De AVG kent 6 juridische grondslagen op basis waarvan gegevens verwerkt mogen worden. In het geval van onze informatieve site gaat het om ‘toestemming’. Het is uw keuze om de site te bezoeken en u bepaalt zelf of u ons daarna een vraag wilt sturen. Dankzij uw eigen e-mailadres kunnen wij u een antwoord geven. ‘Toestemming’ is ook van toepassing op foto’s en soms is daarbij ook sprake van ‘overeenkomst’.
Het automatisch versturen van onze nieuwsbrief aan leden en het gebruik van Google Analytics bij bezoek aan de site valt onder ‘gerechtvaardigd belang’. ‘Overeenkomst’ en ‘wettelijke verplichting’ zijn van toepassing op de verwerkingen voor de overige diensten.
Centrum Hout moet passende technische en organisatorische maatregelen nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Dat doen we door fysieke maatregelen in de werkruimte en door de toegang tot de gegevens te controleren m.b.v. een wachtwoord. Alle Centrum Hout-medewerkers behandelen uw persoonsgegevens vertrouwelijk.
Aan het slotje voor het adres van onze site houtnatuurlijkvannu.nl ziet u dat onze site beveiligd is. Onze e-mailvoorziening is standaard en niet versleuteld. Zodra wij uw mail hebben ontvangen, is het bericht beveiligd door onze kantoorautomatisering. We gaan er van uit dat u ons via de aangeboden mailfunctie geen vertrouwelijke informatie stuurt. Mocht u ons toch vertrouwelijke informatie willen sturen, dan kunnen we dat doen via versleutelde bestanden en bijv. WhatsApp.
Wanneer blijkt dat ondanks onze inspanningen onbevoegden toegang hebben gekregen tot uw gegevens of bijv. gegevens verloren zijn gegaan (datalek), dan zullen wij alles in het werk stellen om het datalek te dichten en eventuele schade te herstellen. Binnen drie dagen nadat het lek is gebleken zullen wij u hierover informeren. Ook de Autoriteit Persoonsgegevens zal tijdig worden geïnformeerd.
De AVG biedt iedereen wiens gegevens langs elektronische weg worden verwerkt een aantal rechten. Het recht op informatie houdt in dat wij u uitleggen welke gegevens wij verwerken en waarom wij dat doen. Die informatie heeft u gekregen in dit statement. U heeft recht op inzage van de gegevens die wij van u verwerken. Hierboven hebben we aangegeven om welke soorten gegevens het gaat.
Over het algemeen maakt u slechts korte tijd gebruik van een door ons aangeboden dienst. Tijdens de projectperiode moeten wij uw gegevens actueel en accuraat te houden. U heeft daarvoor het recht tot rectificatie. Dat recht is ook van toepassing in de periode na het project, waarin we uw gegevens moeten bewaren voor een eventuele controle door de fiscus.
U heeft in principe het recht om uw gegevens te laten verwijderen en om vergeten te worden. Wij hebben hierboven uitgelegd dat we dat in een aantal gevallen niet onmiddellijk mogen (belastingwetgeving). Aan het recht op beperking, waarbij we de verwerking van uw gegevens tijdelijk ‘stil laten staan’, kunnen wij in de praktijk geen uitvoering geven: We verwerken uw gegevens omdat u deel neemt aan een project of wij moeten de gegevens bewaren in verband met eisen van de fiscus.
U heeft het recht om een kopie op te vragen van gegevens die u heeft verstrekt en die worden gebruikt voor geautomatiseerde verwerking zodat u ze kunt meenemen naar een andere aanbieder. We kunnen echter niet garanderen dat uw gegevens naadloos kunnen worden overgezet in een andere applicatie. Van dataportabiliteit is in praktische zin nauwelijks sprake.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde individuele besluitvorming zoals profiling (profilering). U hoeft dus geen beroep te doen op het recht om daar niet aan onderworpen te worden.
Mocht u een aanleiding hebben om uw recht te doen gelden, dan doet u dat via een e-mail aan info@houtnatuurlijkvannu.nl. Wij zullen zo snel mogelijk reageren en in ieder geval binnen een maand.
Wij werken (nog) niet in de cloud. De volledige bedrijfsautomatisering werkt op eigen servers.
Onze site wordt beheerd door Webber Interactief uit Eindhoven. Webber besteedt een deel van de verwerking uit aan Big Amsterdam uit Amsterdam en Google (Google Analytics). Voor onze nieuwsbrieven maken wij gebruik van Mailchimp.
Dit statement is vastgesteld op 7-11-19 en is vanaf die datum geldig. De organisatie van Centrum Hout is continu in ontwikkeling. Er kunnen daarom altijd zaken worden gewijzigd die een aanpassing van dit statement nodig maken. De aanpassing zal echter niet ten koste gaan van uw rechten als betrokkene. Een eventuele nieuwe versie zal te vinden zijn op deze site.
Heeft u vragen of opmerkingen over onze manier van verwerken van uw persoonsgegevens, dan kunt u die mailen aan info@houtnatuurlijkvannu.nl. Voor meer algemene informatie over de zaken die in dit statement zijn beschreven of over de AVG in het algemeen verwijzen wij u naar de site van de AP: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.